Der kan være mange grunde til at du skal arrangere en konference, men en ting er helt sikkert. Det er en stor opgave, der kræver meget forberedelse, og måske også mere end du lige er klar over. Konferencer kan vare en enkelt dag men det kan også vare i flere dage. Der er mange mennesker samlet på et sted, så det er selvfølgelig ikke muligt at forberede og forudse alt ned til mindste detalje, men hvis du har styr på de mest basale ting, vil din konference være meget tættere på succes.
Lokation
Det første du skal have styr på er lokationen for din konference. Når du skal vælge en lokation er der flere ting du skal have med i dine overvejelser for at din konference bliver en succes:
- Hvor mange mennesker bliver i?
Dette er meget afgørende for hvilken lokation du vælger. Der er meget stor forskel på om i bliver 50 mennesker, eller 250 mennesker. Det vigtigste er at der er god plads, sådan at konferencedeltagerne ikke skal stå eller side som sild i en tønde, både i konferencelokalet, men også i tiden mellem talerne.
- Er konferencen en enkelt dag, eller flere dage?
Du skal finde ud af hvor længe din konference vil vare. Hvis konferencen kører over flere dage, er det vigtigt at der er overnatningsmuligheder for deltagerne. Dette skal være ordentlige overnatningsmuligheder, sådan at deltagerne for sovet igennem, og er klar til en ny dag, men masser af ny viden. Her vil et hotel med konference lokaler være oplagt, fordi deltagerne nemt kan gå til køjs når dagen er slut, og samtidig er der ikke nogle problemer med transport fra og til konferencelokalet. Der er også en fordel i forhold til forplejning hvis konferencen afholdes på et hotel.
- Lokalet
Det eller de lokaler hvor konferencen skal afholdes skal for det første have behagelige stole, fordi deltagerne til konferencen vil bruge rigtig mange timer i disse stole. Samtidig er det også vigtigt at lokalet både er lyst og at der er god luftcirkulation. Hvis luften står stille, eller det bliver alt for varmt, vil det være meget svært for deltagerne at holde koncentrationen.
Keyhangers med kort
Der kommer ofte mange mennesker til konferencer, og her er det ikke ligesom til familiefester, hvor de fleste eller alle kender hinanden. Det kan da godt være at nogle af gæsterne har mødt hinanden før, men de fleste har nok ikke. Derfor er det en rigtig god ide at have keyhangers med plastikkort i. På disse kort kan der stå navn, og eventuelt også virksomhed, hvis dine konferencegæster kommer fra forskellige virksomheder.
Mad og drikke
En konference kan vare i mange time eller dage, så derfor er det alfa og omega at der er godt med forplejning. Hvis folk bliver sultne og tørstige vil der både opstå irritation, utålmodighed, træthed og problemer med at koncentrere sig.
Sørg for at der er masser af afkølede vandflasker, sådan at alle nemt har adgang til dette. Der skal også være god, sund mad. Hvis konferencen kører over flere dage, skal der selvfølgelig være de nødvendige hovedmåltider, men samtidig er det også en god ide at der er forskellige snacks til mellemmåltider i løbet af dagen.
Alt efter hvor konferencen afholdes er der forskellige muligheder for forplejning. Afholdes det på et hotel eller et konferencecenter, er der ofte et køkken der kan stå for forplejningen. Holdes konferencen et andet sted, kan det være en god ide at få et cateringfirma til at stå for forplejningen, sådan at du ikke skal tænke på det i løbet af konferencen.
Overskueligt program
Til nogle konferencer er der flere talere end en, og måske også gang i flere lokaler. Derfor er det en rigtig god ide med programmer med tydelige informationer omkring hvem der taler hvor og hvornår. Det kan være en god ide, både at have programmer til rådighed som deltagerne lige kan have i tasken eller i lommen, men det er også en god ide at have store programmer hængene hist og her.
Skriv en kommentar
